Assistant Administratif - Ufa H/F - Service Public

Le GIP FORINVAL est, depuis le 1er janvier 2020, un organisme de formation par apprentissage dont l'une des missions est de coordonner, en co-traitance, les actions de formation soit par des EPLE Unités de Formation par Apprentissage (31), soit par trois groupements d'établissement (Somme, Aisne et Oise), qui les sous-traite à des EPLE. Le CFA de l'académie d'Amiens est porté par le GIP FORINVAL, il assure le service de formation par apprentissage au sein de ses établissements, unités de formations par apprentissage.
L'assistant(e) administratif(ve) sera amené à assurer le secrétariat de plusieurs Unités de Formation par Apprentissage.Les missions sont :Gestion des apprenants :- Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des apprenants et des candidats- Assurer la gestion administrative en lien avec la formation de l'apprenant en lien avec YPAREO- Suivre les émargements, les absences des apprenants- Assurer la mise en oeuvre et le suivi des dossiers d'aides au permis, etcGestion des personnels :- Assurer l'accueil et informer les formateurs et autres personnels sur les formalités administratives- Assurer la gestion administrative des formateurs- Collecter des feuilles d'émargement, préparer et transmettre des états récapitulatifs mensuels des heures via YPAREO- Préparation et transmission des états récapitulatifs de visites, concertation et des frais de déplacement- Collecte et transmission des attestations de service fait YPAREOGestion des formations et examens :- Saisir les calendriers d'alternance et l'emploi du temps dans YPAREO- Participer à l'inscription aux examens CycladesParticipation à l'organisation de l'UFA :- Diffusion des informations CFA au sein des équipes de l'UFA et/ou des apprentis- Participation à l'organisation des réunions de concertation, des Maîtres d'Apprentissage- Participation à la réponse aux enquêtes internes au CFA ou externes- Participation aux audits- Archivage et suivi des documents administratifs qui concernent l'apprentissage- Contribuer à la mise en oeuvre et à la gestion opérationnelle des formations proposées par l'établissement- Aider à la gestion administrative des formations, de leur programme et planification- Veiller à la transmission d'informations à la direction, adjoint, coordinateurs, formateur.

Aptitudes :- Réactivité, adaptabilité- Rigueur, organisation- Aptitude au travail en équipe- Sens de l'écoute et de la communicationCompétences :- Maîtriser les méthodes et les outils concernant l'apprentissage- Maîtriser les outils informatiques (Excel, etc.)- Maîtriser le logiciel YPAREO serait un plus

• Travail en équipe
• Excel
• Gestion du personnel
• Réactivité
• Ypareo