Gestionnaire de Scolarite H/F - Université de Picardie Jules Verne

L'INSPÉ (Institut National Supérieur du Professorat et de l'Éducation) de l'académie d'Amiens est une composante de l'UPJV. Il forme les futurs enseignants du primaire et du secondaire, ainsi que les futurs CPE, à l'exercice de leur métier et aux concours de recrutement. Il prépare aussi aux métiers de l'éducation et de la formation, notamment dans la prise en charge des publics à besoins spécifiques, la création et l'animation de dispositifs en éducation à la santé et au développement durable, ou la conception et le pilotage de dispositifs d'apprentissage assistés par l'IA.

Missions et activités

Le ou la gestionnaire de scolarité contribue au bon fonctionnement administratif et pédagogique des formations. Il ou elle assure l'accueil et l'information des étudiants et des formateurs, le suivi complet des dossiers de scolarité, la gestion des emplois du temps, ainsi que l'organisation des examens et la production des documents.

Activités principales

- Accueil téléphonique, physique et réponses aux mails des usagers (étudiants, enseignants)
- Suivi des inscriptions administratives et gestion selon les situations
- Saisie des inscriptions pédagogiques des étudiants sur Apogée
- Création des groupes et sous-groupes d'étudiants (Apogée) en fonction de leur inscription pédagogique
- Création, contrôle et suivi des dispenses d'UE; suivi et gestion des contrats pédagogiques
- Préparation et organisation des épreuves, des oraux blancs et sessions de rattrapage
- Gestion des campagnes de saisie des notes
- Édition des PV de jurys, des relevés de notes, des listes de diplômés, diffusion des résultats d'examens
- Édition, mise à jour et diffusion des listes d'émargement sur les supports existants, enregistrement et contrôle de l'assiduité
- Édition, gestion et suivi des conventions de stages
- Mise à jour des informations sur la plateforme MesCoursJV
- Classement et archivage des dossiers

Parcours / groupes confiés

- L1 et L2 de la Licence Professorat des écoles (LPE)
- M1 Master Métiers de l'Enseignement et de l'Education (M2E)

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

- Connaissance du milieu universitaire et du système éducatif
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques de communication

Savoir-faire opérationnels/techniques

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Capacité à gérer les dossiers de manière autonome et transversale
- Savoir appliquer un ensemble de règles et de procédures
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie, compétences relationnelles
- Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel...) et les logiciels spécifiques à l'activité (APOGÉE, CELCAT...)
- Travailler en équipe
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Capacités rédactionnelles

Savoir-être

- Sens de l'organisation, autonomie
- Rigueur / Fiabilité
- Discrétion / Confidentialité
- Sens relationnel / Capacité d'écoute
- Esprit de synthèse
- Adaptation au changement
- Investissement

• Gestion de l'emploi du temps
• Capacité d'écoute
• Compétences rédactionnelles
• Permanence téléphonique