Gestionnaire Affaires Réservées et Protocole H/F - Préfecture de l'Oise

RIFSEEP : groupe 3
Activités principales :
Au sein du pôle représentation de l'État du BRECI, l'agent participe au suivi des affaires réservées du cabinet et contribue à l'organisation des activités protocolaires.
Il/elle concourt à la qualité de la relation entre l'État, les élus, les partenaires institutionnels et les usagers, dans un environnement réactif et exigeant.

1. Traitement des interventions et affaires réservées
- Assurer l'instruction et le suivi des interventions des élus, des cabinets ministériels et des usagers
- Rédiger les réponses en lien avec les services compétents
- Prendre en charge et suivre les interventions « signalées » ainsi que les situations sensibles, notamment à caractère social
- Veiller au respect des délais et à la qualité des réponses apportées

2. Appui à la représentation de l'État et au protocole
- Participer à l'organisation des visites ministérielles, déplacements préfectoraux et événements institutionnels
- Contribuer à la préparation des dossiers
- Participer à la gestion des invitations et au suivi des séquences protocolaires
- Apporter un appui à l'organisation des cérémonies et réceptions en préfecture

3. Appui administratif du pôle
- Assurer le suivi budgétaire courant
- Contribuer à la mise à jour des outils de suivi

4. Appui ponctuel
- Distinctions honorifiques: Apporter un soutien à la gestion des distinctions honorifiques en cas d'absence de l'agent référent ou lors des périodes de promotion
- Participation aux périodes électorales

5. Modernisation des pratiques
- Participer à l'amélioration des méthodes de travail du bureau
- Contribuer à l'expérimentation d'outils numériques visant à optimiser le traitement des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée

Activités du service :
Le BRECI est un service stratégique du cabinet du préfet, structuré autour de deux pôles complémentaires :
Pôle représentation de l'État et affaires réservées - Ce pôle assure la mise en oeuvre des missions de représentation de l'État et la gestion des affaires sensibles : Interventions, cérémonies, protocole, distinctions honorifiques, organisation des visites officielles et événements, suivi de la vie politique et des élections.
Pôle communication et relations publiques - Ce pôle assure la communication institutionnelle et la valorisation de l'action de l'État sur le territoire : stratégie de communication, relations presse,réseaux sociaux et communication de crise.
Le pôle représentation de l'État intervient au coeur de l'activité préfectorale, en lien direct avec le corps préfectoral, les élus et les partenaires institutionnels.
Le BRECI est une vitrine de l'action de l'État dans le département, contribuant à son image, sa lisibilité et sa proximité avec les citoyens.

Compétences principales mises en oeuvre
Connaissances techniques
- Connaitre l'environnement professionnel : niveau pratique requis
- Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maitrise requis

Savoir-faire
- Savoir rédiger : niveau maitrise requis
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis
- Savoir s'organiser: niveau pratique requis
- Savoir appliquer la réglementation: niveau pratique requis
- Avoir l'esprit de synthèse: niveau pratique requis

Savoir-être
- Savoir communiquer : niveau maitrise requis
- Avoir le sens des relations humaines : niveau maitrise requis
- Savoir s'adapter: niveau maitrise requis
- Savoir s'exprimer oralement: niveau pratique requis